這里我挑選其中1個(gè)典型的會(huì)議服務(wù)來(lái)說(shuō)說(shuō)服務(wù)的難點(diǎn)：

展品專家評(píng)審會(huì)

這是整個(gè)展覽前期最后一個(gè)重要會(huì)議。就是將已經(jīng)遴選出來(lái)的展商所報(bào)展品進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)評(píng)審，由專家論證其展品是否符合jun方采購(gòu)需求，現(xiàn)場(chǎng)調(diào)整，展商需要帶著自己的展品信息（光盤）來(lái)現(xiàn)場(chǎng)匯報(bào)。

jun方提前三天通知我們召開專家評(píng)審會(huì)。300多家展商，每家展商有3—5個(gè)展出展品需要現(xiàn)場(chǎng)評(píng)審，要在三天內(nèi)完成，而且是一家一家地匯報(bào)。根據(jù)展商的分類需要準(zhǔn)備50個(gè)會(huì)議室同時(shí)進(jìn)行，展商則來(lái)自全國(guó)各地。

這就意味著我們需要找一個(gè)能夠擁有50個(gè)會(huì)議室的場(chǎng)地，同時(shí)接待所有展商和專家。您可能會(huì)說(shuō)，隨便找個(gè)展館搭建50個(gè)小會(huì)議室不就行了？

別急，必須是jun隊(duì)系統(tǒng)的酒店，也就是說(shuō)所有您所知道的地方酒店、會(huì)場(chǎng)、展館都不能用。

是不是很崩潰？那么我們是如何操作的呢？

第一：通知制作

別看就給我們?nèi)鞎r(shí)間，但是一點(diǎn)都不能馬虎，需要兩類通知，一類是通知展商的，另一類是通知有關(guān)專家和jun隊(duì)系統(tǒng)內(nèi)部的，通知+邀請(qǐng)函。

第二：展商通知

接到“命令”后，草擬會(huì)議通知，電話通知所有展商。

您說(shuō)不是有“軍采通”嗎？群發(fā)消息不行嗎？

不行。因?yàn)槊考宜蟮臇|西不一樣，并且發(fā)送通知后還需要收取回執(zhí)，最重要的是需要將展商的展品信息提前收集，制作成電子表單現(xiàn)場(chǎng)給到專家。

是的，這些所有的工作只有不到3天時(shí)間，而我們只有五六個(gè)人，只有不停地打電話，然后展商將光盤寄送給我們，我們?cè)龠M(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

我們只能分階段進(jìn)行，保證當(dāng)天會(huì)議的進(jìn)程，這邊開著會(huì)，同時(shí)我們還在統(tǒng)計(jì)第二天所用的展品信息，確保明天參會(huì)的評(píng)審專家能拿到資料。

第三：場(chǎng)地篩選

這個(gè)幾乎是不可能實(shí)現(xiàn)的，全北京也找不出一家酒店能同時(shí)擁有50個(gè)會(huì)議室，還要連續(xù)用三天。

當(dāng)然要求也不高，一間會(huì)議室配備兩臺(tái)筆記本、一臺(tái)投影或電視、一套打印機(jī)、光盤及刻錄機(jī)，容納5—15人不等，大部分都是5—7人即可。

做過(guò)會(huì)議服務(wù)的都能看出來(lái)這有多難，哪里去找這樣的酒店，還必須是軍隊(duì)系統(tǒng)的。

當(dāng)然了，辦法總比困難多。

首先我找到了一家比較大的酒店，本身就有10個(gè)大中小會(huì)議室，全部拿下，然后將酒店所有的包間、套房進(jìn)行改造，撤掉原有家具，換上簡(jiǎn)易的會(huì)議家具和會(huì)議設(shè)備。

光電腦就租了100多臺(tái)，之后每間臨時(shí)“會(huì)議室”門上貼上會(huì)議室名稱編號(hào)，每個(gè)樓層制作易拉寶指引，會(huì)議室門口設(shè)置等候區(qū)，供展商休息，每間會(huì)議室配備1名接待人員。

這是一個(gè)花園式酒店，很大，客房非常分散，這就需要制作很多外圍的路引并安排引領(lǐng)，所有工作人員大概用了150人左右吧。

第四：任務(wù)排期

將每個(gè)展商到會(huì)時(shí)間點(diǎn)進(jìn)行細(xì)分，分別通知展商按點(diǎn)到達(dá)，早了沒(méi)地方，晚了可能錯(cuò)過(guò)評(píng)審，并且要求按照分配的時(shí)間進(jìn)行匯報(bào)，不能超時(shí)，否則三天根本不夠用。

第五：信息統(tǒng)計(jì)

評(píng)審后的信息統(tǒng)計(jì)，難點(diǎn)在于當(dāng)時(shí)工廠制作已經(jīng)接近尾聲，并且部分已經(jīng)進(jìn)館。

前文說(shuō)到，展品展項(xiàng)展具都是一一對(duì)應(yīng)，這邊調(diào)整了，設(shè)計(jì)就要調(diào)整，工廠就要重新制作，已經(jīng)做出來(lái)的就報(bào)廢了，時(shí)間和成本都面臨很大的壓力，沒(méi)別的辦法，只能趕。