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高效整理客戶名片的幾大步驟+4個(gè)及時(shí)跟進(jìn)攻略

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來(lái)源：搜博網(wǎng)

2023-05-17 16:13

行業(yè)：

廣交會(huì)、泰國(guó)建材展、美國(guó)石材及瓷磚展...展會(huì)季，還在擔(dān)心名片太多，跟進(jìn)不及時(shí)嗎？面對(duì)這些名片，我們第一時(shí)間該如何處理？后期又該如何整理歸類和存放呢？

高效整理展會(huì)客戶名片

在回答這個(gè)問(wèn)題之前，我們先思考：我們拿到客戶名片的目的是什么？

獲取基本信息，例如：電話，郵箱，公司網(wǎng)站，國(guó)家，地址，等等;
查詢公司網(wǎng)站，進(jìn)一步背調(diào)，了解客戶的主要產(chǎn)品和判斷客戶實(shí)力，確實(shí)客戶是否匹配;
建立初步聯(lián)系，添加客戶在線聯(lián)系方式及郵箱，及時(shí)與客戶進(jìn)行互動(dòng)，加深印象;

以上可見(jiàn)一張小小的名片的重要性，因此，我們一定要認(rèn)真對(duì)待整理名片這件事。

明確目的后，我們?cè)偎伎迹?span style="color: #3b3eff;">拿到名片后，我們需要做些什么？為什么？

添加客戶的在線聯(lián)系方式

在拿到名片的第一時(shí)間，詢問(wèn)客戶上面的電話號(hào)碼是否是他的Whatsapp或者微信號(hào)。

如果是，及時(shí)添加并讓客戶現(xiàn)場(chǎng)通過(guò)驗(yàn)證，避免客戶驗(yàn)證信息太多，錯(cuò)過(guò)你的添加信息。

如果不是，立即詢問(wèn)其他線上聯(lián)系方式，在征得客戶同意后，立即添加好友現(xiàn)場(chǎng)建立聯(lián)系。

注意：千萬(wàn)不過(guò)錯(cuò)過(guò)當(dāng)面添加客戶在線聯(lián)系方式的機(jī)會(huì)，不然后期通過(guò)郵件就可能很難問(wèn)到了！

原因：在這個(gè)社交時(shí)代，獲得客戶的在線聯(lián)系方式可以達(dá)到事半功倍的效果。

可以比別人快一步與客戶取得聯(lián)系，獲得及時(shí)互動(dòng)，加深第一印象;
可以比別人多一個(gè)聯(lián)系客戶的渠道，不怕客戶郵件不回復(fù)后，無(wú)處跟進(jìn)客戶;
可以更多元地與客戶互動(dòng)，例如給客戶發(fā)發(fā)好看的圖片，表情包，分享音樂(lè)等等，拉近與客戶的距離;
可以通過(guò)朋友圈，讓客戶主動(dòng)了解你，加深客戶印象;等等

標(biāo)注重要信息在名片上

拿到名片后，可以在名片上面標(biāo)記：高（質(zhì)量），中（質(zhì)量），低（質(zhì)量），非（目標(biāo)客戶）+客戶感興趣產(chǎn)品的簡(jiǎn)稱+需求數(shù)量+目標(biāo)金額+年采購(gòu)量，等等。

原因：有了標(biāo)記，后期跟進(jìn)客戶的時(shí)候才能按照高質(zhì)量到低質(zhì)量客戶的順序跟進(jìn)客戶，將更多時(shí)間和精力花費(fèi)在高質(zhì)量客戶身上，也知道給客戶寫(xiě)郵件寫(xiě)什么內(nèi)容。

同時(shí)，方便自己后期在一堆客戶名片中，可以一眼找出高質(zhì)量客戶的名片，不用再次一個(gè)個(gè)輸入客戶網(wǎng)站進(jìn)行查看和判斷，可以節(jié)省大量的時(shí)間。

拍照客戶名片

拿到名片，標(biāo)記好之后，第一時(shí)間拿出手機(jī)拍照，建立新相冊(cè)，命名“**年*月香港展”，將名片照片統(tǒng)一存入相冊(cè)。

原因：拿到一張名片拍一張，這樣可以防止名片丟失。

根據(jù)以往經(jīng)驗(yàn)，總會(huì)有外貿(mào)業(yè)務(wù)員丟失客戶名片，少則丟失一兩張，多則丟失一大半。

因?yàn)樵谡箷?huì)，業(yè)務(wù)員經(jīng)常需要從包包里面拿進(jìn)拿出產(chǎn)品，筆記本，筆，手機(jī)，水，卡片等物品，因此名片很可能在這個(gè)過(guò)程被帶落，造成遺失。

因此，一定要在拿到名片的第一時(shí)間給名片的正面和背面進(jìn)行拍照。之所以要將名片照片統(tǒng)一放入新相冊(cè)之中，是因?yàn)檎箷?huì)當(dāng)天你可能會(huì)拍很多照片，沒(méi)有任何分類，名片的照片夾雜其中不好查找。

因此一定要將名片照片及時(shí)歸類放好。

使用“名片全能王”掃描上傳客戶名片

可以搜集了幾張名片后，在休息的間隙，打開(kāi)微信小程序的”名片全能王”掃描上傳客戶名片，形成手機(jī)電子檔案。

如果覺(jué)得麻煩，也可以在搜集完名片的當(dāng)天，回到酒店的時(shí)候，統(tǒng)一掃描錄入手機(jī)。

原因：“名片全能王“可以直接將名片上的客戶公司名，電話，郵箱，地址等信息識(shí)別出來(lái)，自動(dòng)錄入系統(tǒng)，形成電子版本，非常方便簡(jiǎn)潔。

方便后期自己在外面出差的時(shí)候，有緊急需要的時(shí)候，可以通過(guò)手機(jī)隨時(shí)查找到客戶的電話，郵箱地址等信息。效果如下：

將客戶名片照片從手機(jī)中導(dǎo)出來(lái)

放在公司電腦文件夾“各屆展會(huì)客戶名片”，然后給每張客戶名片照片命名:客戶公司名。

原因：將客戶名片照片導(dǎo)出后，把手機(jī)上的照片刪掉，可以節(jié)省手機(jī)內(nèi)存.

放入公司系統(tǒng)的文件夾，方便未來(lái)有需要的時(shí)候，根據(jù)關(guān)鍵詞快速查找出來(lái);給照片命名，方便自己在將客戶錄入公司系統(tǒng)的時(shí)候，上傳客戶名片照片的時(shí)候，可以一眼選中，而不是出來(lái)一堆沒(méi)有命名的圖片，全是數(shù)字和字母，不知道該選擇哪一張，你應(yīng)該懂的。

名片上的資料錄入公司客戶系統(tǒng)

這一步是所有業(yè)務(wù)員都會(huì)做的事情了。錄入客戶的電話，郵箱，地址等信息后，可以將客戶的名片照片和與客戶的合照也都上傳到系統(tǒng)上。

原因：錄入系統(tǒng)后，第一可以幫助自己在有需要的時(shí)候及時(shí)調(diào)取到資料.

例如：我寫(xiě)了一封關(guān)于郵件，上面想要附上與客戶的合照，拉近與客戶的距離，獲得客戶的回復(fù)。但是我之前沒(méi)有歸類保存好客戶照片，一時(shí)找不到，那么這個(gè)時(shí)候我就可以通過(guò)查找客戶系統(tǒng)的照片，下載直接使用。

第二，可以幫助新接收該客戶的業(yè)務(wù)了解客戶情況。大多數(shù)公司都會(huì)將離職業(yè)務(wù)員的客戶劃分給其他業(yè)務(wù)員，或者老業(yè)務(wù)劃分部分客戶給新業(yè)務(wù)員跟進(jìn)，如果前期該業(yè)務(wù)員有提前錄入客戶名片照片和合照，那么在交接的時(shí)候，就不需要花時(shí)間去不知道丟在哪個(gè)角落的名片進(jìn)行交接。

新業(yè)務(wù)員在接手該客戶的時(shí)候，也可以直接看到客戶的照片，對(duì)客戶更加有感覺(jué)，而不是只是對(duì)著一堆郵件，不清楚這個(gè)客戶的畫(huà)像，沒(méi)有跟進(jìn)靈感，等等。

雖然大家都會(huì)把基礎(chǔ)資料錄入公司客戶系統(tǒng)，但是不一定每個(gè)人都會(huì)把客戶的名片照片和客戶照片錄入系統(tǒng)，因?yàn)橛X(jué)得很麻煩和沒(méi)有必要，我個(gè)人建議你根據(jù)實(shí)際需求選擇性錄入。

把名片歸類放入收納盒

可以自己DIY一個(gè)名片收納盒，在盒子里面隔出三個(gè)格，分別放高質(zhì)量重要客戶名片，中等質(zhì)量客戶名片和一般質(zhì)量客戶名片。

通過(guò)分類，方便自己未來(lái)拿取名片。

其實(shí)，將名片進(jìn)行電子檔備案之后，名片就可以扔掉了，但是有很多人還是不放心，擔(dān)心未來(lái)有需要;或者說(shuō)不舍得扔掉自己的從展會(huì)一張張搜集回來(lái)的勞動(dòng)成果，所以還是會(huì)保留名片。

那么這些名片就一定要統(tǒng)一搜集和存放好，免得東一張，西一張，最后有需要的時(shí)候還找不到;也可以避免高質(zhì)量客戶的名片混雜在低質(zhì)量客戶之中，難易分辨，需要重新查看客戶網(wǎng)站才能確認(rèn)，那就很浪費(fèi)時(shí)間了。

溫馨提示：我也嘗試過(guò)用名片收納冊(cè)來(lái)收納名片，將名片一張張放入其中，排列整齊有序，一目了然，但是我后來(lái)發(fā)現(xiàn)在實(shí)際使用上并不方便，去翻動(dòng)的可能性很低，使用率很低，很雞肋，沒(méi)有必要。所以，我是買名片收納冊(cè)來(lái)收納名片的。

以上，我主要總結(jié)了收到客戶名片后，我們可以做些什么：

（1）添加客戶在線聯(lián)系方式；

（2）在名片上做標(biāo)記；

（3）給名片拍照，歸入名片相冊(cè)；

（4）使用”名片全能王“將名片掃描到手機(jī)上；

（5）將名片照片從手機(jī)導(dǎo)出來(lái)，放入文件夾，給每張照片命名;

（6）將名片資料錄入公司電腦系統(tǒng)；

（7）將名片歸類放入收納盒。

其中，4、5、7這三步不是每個(gè)業(yè)務(wù)員都愿意去做，因?yàn)橛行┓爆?，但是如果是重點(diǎn)客戶，我建議大家還是把工作做細(xì)致，做到位，方便將來(lái)的客戶跟進(jìn)工作。

如何及時(shí)跟進(jìn)參展客戶？

接下來(lái)，具體跟大家分享：收到客戶名片后，我們?nèi)绾渭皶r(shí)跟進(jìn)客戶？

1、收到客戶名片當(dāng)天上午，在吃午餐或者午休階段，趕緊上網(wǎng)一一查看客戶名片網(wǎng)站，了解客戶的產(chǎn)品和實(shí)力，確認(rèn)該客戶是否為匹配的實(shí)力客戶。若是，當(dāng)天必須想辦法與客戶有第二次會(huì)面的機(jī)會(huì)。

首先，按照名片上面的電話，嘗試添加客戶的Whatsapp，Skype，微信號(hào)，等等，第一時(shí)間發(fā)信息給客戶進(jìn)行自我介紹，如果有合照，也可以第一時(shí)間發(fā)給客戶，讓客戶記得你。

然后約客戶當(dāng)天在展廳的咖啡廳再碰面，也可以約客戶展會(huì)結(jié)束后一起吃飯，也可以約客戶展會(huì)結(jié)束后到公司來(lái)參觀，等等。反正就是極力爭(zhēng)取第二次會(huì)面，加深自己在客戶心中的印象，增加未來(lái)合作的可能性。

如果沒(méi)有加到客戶的在線聯(lián)系方式，那么就根據(jù)名片上的郵箱，寫(xiě)一封信給客戶，在信中進(jìn)行自我介紹，附上合照，然后邀請(qǐng)客戶第二次會(huì)面。

若是客戶當(dāng)天沒(méi)有回復(fù)郵件，那么立馬打電話給客戶，詢問(wèn)客戶是都能接收到郵件，打算在展會(huì)停留幾天，第二天是否還參展？邀請(qǐng)客戶第二天再次碰面…總的一句話，就是想辦法獲得客戶回應(yīng)，趁熱打鐵，邀請(qǐng)客戶進(jìn)行第二次會(huì)面。

2、收到客戶名片當(dāng)天晚上，趕緊上網(wǎng)一一查看客戶名片網(wǎng)站，根據(jù)客戶質(zhì)量，在名片上標(biāo)記：高（質(zhì)量），中（質(zhì)量），低（質(zhì)量），非（目標(biāo)客戶）。

分類好客戶后，從高質(zhì)量到低質(zhì)量客戶的順序，依次添加客戶在線聯(lián)系方式，依次寫(xiě)針對(duì)性郵件發(fā)給客戶。

郵件主要內(nèi)容就是讓客戶記住自己，可以提及客戶當(dāng)天感興趣的產(chǎn)品，最后邀約客戶再次會(huì)面。

溫馨提示：參展完當(dāng)天晚上確實(shí)會(huì)很疲憊，但是不要放棄這個(gè)黃金24小時(shí)，一定要加上客戶的在線聯(lián)系方式，想辦法跟客戶互動(dòng)，也一定要第一時(shí)間發(fā)郵件給客戶，爭(zhēng)取到第二天的再次見(jiàn)面的機(jī)會(huì)多一次接觸的機(jī)會(huì)就能和客戶有更加深入鏈接的機(jī)會(huì)，只要在客戶心中留下印象，未來(lái)合作的可能性就能大大提高。

3、參展完回到公司的早上，按照從高質(zhì)量到低質(zhì)量的名片順序，①使用微信小程序的“名片全能王”將客戶名片一一拍照掃描上傳，在手機(jī)存有電子檔。

手機(jī)上傳完畢后，②打開(kāi)電腦，將客戶名片的照片導(dǎo)出來(lái)，放入建立好的文件夾。

③然后把每張客戶名片文件命名：客戶公司名字。

④將客戶名片上的資料錄入公司系統(tǒng)，同時(shí)將客戶名片添加上傳入公司客戶系統(tǒng)，做好電腦版本的電子備份。

到這里就幾乎完成了手機(jī)和電腦的名片電子檔備案。

4、將名片分類放入收納盒。電子備案后的名片實(shí)際上是可以丟掉了，不要浪費(fèi)存儲(chǔ)空間。

但是，如果你還是不放心，或者舍不得扔掉，那么可以找一個(gè)盒子，將名片按照高-中-低的順序分類存放好。

如果是很低質(zhì)量的客戶，不想繼續(xù)跟進(jìn)的客戶，或者是非目標(biāo)客戶的名片，可以在當(dāng)天直接判斷完畢后，扔進(jìn)垃圾桶。避免后期信息混亂，增加篩選客戶的難度，也十分占空間。

一切完畢之后，就可以在公司電腦系統(tǒng)上，好好地給客戶寫(xiě)郵件，好好地跟進(jìn)客戶啦！

以上，雖然有點(diǎn)繁瑣，但是這些都是必要的步驟，不然后期你就會(huì)慢慢體會(huì)到不及時(shí)處理名片和客戶照片的難處了，尤其是需要找的時(shí)候，那真是相當(dāng)?shù)臒┰旰屠速M(fèi)時(shí)間。

總的一句話：不要錯(cuò)過(guò)黃金24小時(shí)，收到客戶名片第一時(shí)間添加在線聯(lián)系方式，爭(zhēng)取二次見(jiàn)面的機(jī)會(huì)，及時(shí)錄入和收納名片，方便后期查找。

希望今天的分享對(duì)大家有用！